【図解】社会人基礎力に役立つ！実行力の鍛え方とは？

「目標を達成できない…」「目標に向かって粘り強く行動できない…」「目標を設定できない…」と思われたことはありませんか？　その原因は「実行力」にあるかもしれません。

社会人基礎力における「実行力」とは、自分で目標を設定し、失敗を恐れずに行動し、粘り強く取り組む姿勢のことです。実行力は、仕事の効率化や成果の向上に不可欠であり、重要な要素です。

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なぜ、実行力が重要なのか？

実行力が重要な理由は、仕事の成果に直結するからです。実行力がある人は、計画を具体的な行動に移し、効率的に目標を達成しようとします。これにより、業務の生産性が上がり、信頼性も高まります。

実行力があると次のようなメリットがあります。

また、最低限、社会人基礎力は主体性と実行力があれば成果が出ますし、継続して成果を出すためにはストレスコントロール力もあると良いでしょう。

実行力を高める方法とは？

目標設定

目標設定とは、達成したい結果を明らかにすることです。組織や個人の努力を集中させ、進捗を評価する基準となります。目標はSMARTの法則で作ります。SMARTの法則とは、具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付きという目標を達成するための５要素を含めます。

SMARTの法則

目標は遠い目標と近い目標があります。遠い目標は、１年以上先に達成を目指す目標です。例えば、10年以内に自分の会社を設立するなどです。

遠い目標は長期なので、短期目標に分け、途中経過で評価ができるようにします。長期間で努力が必要なので、目標達成のための計画とモチベーション持続が大切です。

近い目標は、数日から数か月以内に達成できる目標のことです。例えば、今週中に仕事を完了させる、今月中に２kgのダイエットをするなどです。近い目標は具体的で、日々の行動計画につながっていて、達成感も得やすいので、モチベーションを維持しやすくなります。

短期目標は、長期目標を達成するための延長線上のステップとなり、段階的に進めることで大きな目標の達成に近づくことができます。長期目標がマラソンを完走することなら、短期目標として毎日のランニング計画になります。

計画立て

計画立てとは、目標達成のために手順や行動を決めることです。計画は、目標達成に必要な資源、時間、手順を詳細に示し、実行の道筋を明らかにします。表形式で作ることが多いでしょう。

無目標・無計画と行き当たりばったり

目標や計画を立てないということは、偶然や無計画、行き当たりばったりになります。事前に目標・計画を立てず、偶然を期待し、その場その場で適当に対処することになります。

「仕事にひらめきや感覚も大事だ…」と思われる方もいると思います。計画をしないということは、状況の変化に迅速に対応できる可能性があります。

また、計画通りに進まないことによるストレスもなく、予定が変更されることに対する抵抗感もありません。さらに、計画に縛られないので、創造性も発揮されやすくなります。自由ですので、新しいアイデアが生まれる可能性もあります。

毎日が予測不可能で、冒険のようになり、新しい経験を楽しめます。突発的な状況も多くなり、急な問題にも対応できる能力が養われます。

そういったメリットから計画を立てない人もいるかもしれません。しかし、企業で仕事をする場合、人、モノ、カネ、時間のリソースが限られていて、効率化を求められます。計画がないと非効率となり、不確実性が増し、チームやプロジェクトの進行に悪影響が出ます。また、長期的な目標を達成するのには向いていないため、短期的には無目標や無計画は、柔軟性や創造性には有効ですが、長期的な目標や規模の大きなプロジェクトには向いていません。

優先順位付け

優先順位付けは、目標達成するための手順の中で、何を最初に取り組むべきかを判断することです。緊急度と重要度のマトリクスで、タスクを4つのカテゴリに分けて優先順位を付けます。

まず、目標を達成するためのタスクを洗い出してリスト化します。次に、各タスクの重要度と緊急度を評価します。重要度は、目標達成にどれだけ貢献するかで判断し、緊急度はタスクの締め切りを考慮します。例えば、緊急かつ重要なタスクは最優先とします。

評価に基づいて優先順位を付けます。優先順位に従ってスケジュールを組み、具体的な行動計画を立てます。

緊急度と重要度のマトリクス例

優先順位がないと、重要なタスクとそうでないタスクの区別がつきません。限られたリソースが効率的に使えないので、重要なタスクに時間をさけず、成果が出しにくくなります。

これらにより重要な目標への行動が遅れがちになり、結果として、長期的な目標の達成が遠のきます。人の時間は１日24時間と決まっていて、やれることには限りがあります。

その限られた時間の中で、効果的かつ効率的に行動することが求められます。

タスク管理の技術

タスク管理の技術は、仕事や目標を効率的に達成するための能力です。具体的には、タスクの優先順位付け、時間の管理、スケジュールの作成、進捗確認などです。

プロジェクト管理やタスク管理には、ガントチャートを使います。ガントチャートは、時間軸に沿ってタスクを棒グラフで表現する方法です。タスクの開始時点や終了時点、期間、進捗状況が可視化され、把握できます。

ガントチャートの横軸は時間軸、縦軸はWBSです。WBSとは、プロジェクトにおけるタスクを細分化したリストであり、ガントチャートはそれに基づいて作られる横向きの棒グラフ表です。ガントチャートを作成するためには、WBSでタスク項目を洗い出して一覧にします。そして、細分化されたタスクを元にガントチャートでグラフ化します。

ガントチャートには、クリティカルパスがあります。クリティカルパスとは、プロジェクトを最短で終わらせるために必要なタスクの流れのことです。 クリティカルパスの進行に遅れが生じることは、プロジェクト全体の遅延につながるため、正確に把握することが必要になります。

例えば、朝、会社に行く準備をするプロジェクトを考えてみます。タスクは４つあるとします。

４つのタスクを順番に行うと最短で２３分（５＋１０＋３＋５）かかります。これが、朝、会社に行く準備をするプロジェクトのクリティカルパスです。どのタスクも遅らせることはできず、どれかが１つでも送れると、最終目標である会社に行くために家を出るという目標は遅れることになります。

実行力の評価と向上

実行力は、目標達成の度合いや計画通りに行動したか、成果をどれだけ上げたかなどで評価されます。フィードバックを受けて自己評価を高めることが重要です。実行力を向上させるためには、振り返りと学習が重要です。

KGIとKPI設定

KGIとKPIは、ビジネスやプロジェクトの成果を測定するための重要な指標です。KGIは、目標指標であり、達成したい長期的な目標や成果のことです。数値化され、時間の経過とともに定量的に評価されます。例えば、売上目標や市場シェア、顧客満足度などです。

KPIは、業績評価指標であり、目標に向けて進捗を評価するための指標です。KPIは具体的な行動や過程の成果を定量的に測定し、目標達成の進捗を監視する役割となります。例えば、営業電話の回数やアポの回数などです。

また、KFS（重要成功要因）は、目標を達成させるための鍵となる要因のことです。例えば、林業を営んでいたとします。林業は、森林を管理し、木材を伐採・加工・販売して収益を得ます。するとKFSは品質の良い木を育てるための「水」と「日照量」となります。

KPIツリーとは、KGIを頂点に置き、KPIをツリーの枝葉のように段階的に設定します。各要素には数値が関係していて、各KPIの数値の進捗を確認することで、KGIが達成できるようにします。

KPIツリーの例

実行力が高い人の例

IT企業のプロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーとして、ソフトウェア開発プロジェクトを担当しています。このプロジェクトは複数の部門が関わり、期限内に完了することが求められたとします。目標は、プロジェクトが予定通りに完了し、クライアントから高い評価を受けることです。

実行力を発揮し、プロジェクト全体の目標設定とガントチャートを使った計画を詳細に策定し、マイルストーンを明確に設定します。ガントチャートを作るためには、WBSでタスクを洗い出します。開発するソフトウェアは経験のない業種だったため、有識者の力を借りてタスクばらしを行い作成しました。

また、ガントチャートにはクリティカルパスがあります。これが遅れるとプロジェクト全体の遅延につながるため、関連タスクの進捗には注意を払いました。

小売店の店長

大手小売チェーン店の店長として、新しい店舗の立ち上げを任されました。この店舗は競合店が多いエリアにあり、迅速な業績向上が求められていたとします。目標は、新店舗のオープンから数か月で売上目標を達成し、地域でのブランド認知度も向上させることです。

そのために、売上目標を具体的に設定し、達成するための戦略を練ります。地域の特性に合わせたプロモーションを計画し、新規顧客の獲得をします。また、店舗スタッフを効果的に採用し、研修を通じて接客などのスキル向上を図りました。

在庫管理システムも活用し、不良在庫を減らすことでコスト削減にも努めました。

いかがでしょうか。業種は異なりますが、目標を設定し、計画したことを実施していく実行力が求められていたかと思います。

実行力が発揮できない理由

実行力が重要なことがわかったとしても、発揮できない理由はいくつかあります。例えば、スキルや知識不足、過度な完璧主義、恐れや不安、モチベーション欠如、先延ばしの習慣、新しいことや失敗が受け入れられない文化などです。

これらを解決するためには、必要なスキルや知識を習得するための機会を設け、完璧でなくてもよい状態を目指します。恐れや不安は小さな成功体験で自信を養い、モチベーションアップには、自己成長の機会が得られるようにします。先延ばしの習慣では、タスクを小さくして段階的に取り組むように心がけ、新しいことや失敗が受け入れられない文化では、閉鎖的ではない開かれた職場環境を作ることです。

これらの改善策を取り入れることで、実行力を高めることができます。「やらない」選択にはやらない理由があります。それらを改善することも実行力を発揮する要素のひとつです。

まとめ

実行力は、自分で目標を設定し、行動し続ける能力です。仕事の効率化や成果向上に不可欠で、目標達成、生産性向上、信頼性の向上につながります。

鍛え方は、SMART法で目標設定、計画立て、緊急度と重要度でタスクの優先順位付け、ガントチャートで進捗管理です。KGIとKPIで成果を数値評価し、継続的な振り返りと学習が重要です。

ぜひ、実行力を身に付けましょう。